日頃の電話対応

　みなさんの保育園や幼稚園の職員さん達は、園にかかってきた電話対応の対応方法を知った上で電話に出ていますか？

　弊社のスタッフに電話対応について常に言っていることは、他のスタッフ宛の電話でそのスタッフが不在にしていたとしても○○は席を外しておりますので、私が代わりにご用件をお伺い致します。と必ず用件を聞くように徹底しております。そして、その時に少しでも自分が受け答えできるように周りのスタッフがお客様とどんなやりとりをしているのか把握する様にしております。

　そうすることによってお客様の負担が減るだけではなく、仕事の効率化にも繋がっていきます。大企業だと上記のようなことは難しくなっていきますが、少人数でやっている会社としては、とてもやりやすいことだと思います。ここまでのことを保育園や幼稚園でやる必要はありません。なぜなら保育園や幼稚園は電話対応が仕事ではないからです。弊社のお客様は、保育園や幼稚園の皆様なので毎日のように保育園や幼稚園にお電話をすることがあります。そこで毎回思うことがあります。それは、電話に出た時の職員さんの声のトーンです。

「もしもし！」と甲高いトーンもあれば、「はい？」と面倒くさそうなトーンの時もあります。

　そして、株式会社と名乗ると更に声のトーンが低くなるときもあります。これは、きっと営業電話にうんざりしているからかなとこちらは思っております。

　しかし、用件を聞いてもらえずに切られることもあり、そんな時はすかさず「ご加入頂いてるサービスがこのまま解約でよろしければ折り返しは結構ですので！」とお伝えすると、営業じゃないの？という感じでお話を聞いてくださることもあります。

　大事な用件とそうでない用件を見極めるには、電話をかけてきた相手の話を内容がわかる程度聞いてから判断してみても遅くはないと思います。

　そして、園児さんの保護者からもお電話が入ることもあると思います。その時は、それなりの対応をなさってると思いますが、園見学をしたい、園のことを教えて欲しいという新規の問い合わせの電話をしてくるお母さんは、意外にその園の電話対応もチェックしていたりします。外部からのアプローチは、営業電話だけとは限りません。

　新規の園児を獲得することが大変になっていく時代です。

　今一度、職員さんの電話対応についても見直してみてはいかがでしょうか。